Cara Membuat Deskripsi Perkerjaan yang Efektif dan Tepat

Pernah merekrut kandidat yang terlihat ideal di atas kertas, tetapi di bulan kedua justru tidak pas dengan kebutuhan tim? Banyak perusahaan berakhir di situasi ini karena deskripsi jabatan yang kabur, terlalu umum, atau tidak selaras dengan tujuan bisnis. Di sinilah kuncinya. Cara Membuat Deskripsi Perkerjaan yang baik bukan sekadar menulis daftar tugas, tetapi merumuskan ekspektasi kerja yang jelas, relevan, dan menarik bagi talenta yang tepat.

Cara Membuat Deskripsi Perkerjaan yang Jelas dan Efektif

Mulailah dengan menjawab satu pertanyaan sederhana: apa dampak peran ini terhadap bisnis dalam 6 hingga 12 bulan ke depan. Dengan sudut pandang hasil, Anda akan lebih mudah menentukan tanggung jawab inti, kompetensi penting, dan indikator kinerja yang realistis.

Langkah pertama adalah melakukan riset cepat. Bicaralah dengan atasan langsung, kolaborator lintas fungsi, dan jika ada, karyawan berkinerja terbaik di posisi yang sama. Tanyakan apa yang membuat seseorang berhasil di peran ini, hambatan yang sering muncul, dan keputusan yang paling sering diambil. Dari percakapan ini, Anda akan menemukan kata kerja yang tepat untuk menggambarkan pekerjaan sehari-hari, bukan jargon yang membingungkan.

Lanjutkan dengan memilih judul jabatan yang akurat. Judul yang terlalu unik biasanya mengurangi jangkauan kandidat, sedangkan judul yang terlalu generik membuat ekspektasi kabur. Jika target Anda adalah pasar Indonesia, pastikan istilah yang digunakan familiar di bursa kerja lokal dan konsisten dengan struktur jabatan di organisasi Anda.

Setelah itu, tulis ringkasan peran yang padat. Dua hingga tiga kalimat sudah cukup untuk menjelaskan misi peran, ruang lingkup tanggung jawab, serta siapa atasan langsungnya. Ringkasan ini berfungsi sebagai hook yang membedakan iklan Anda dari ratusan lowongan lain.

Baru kemudian susun daftar tanggung jawab utama. Rekomendasi yang aman adalah lima sampai tujuh butir yang konkret, menggunakan kata kerja aktif dan terukur bila memungkinkan. Misalnya, daripada menulis mengelola kampanye pemasaran, gunakan optimalkan ROI kampanye digital bulanan, kelola anggaran, dan pimpin rapat evaluasi mingguan.

Bagian kompetensi dan kualifikasi perlu dibagi jelas antara harus dimiliki dan nilai tambah. Selain keahlian teknis, cantumkan kapabilitas praktis yang dibutuhkan untuk berhasil. Contohnya, kemampuan mengelola prioritas di lingkungan cepat berubah, atau kecakapan negosiasi dengan vendor. Untuk menjaga inklusivitas, hindari frasa yang berpotensi bias seperti maskulin atau usia tertentu. Fokus pada kemampuan, bukan stereotip.

Jangan lupa indikator keberhasilan. Satu atau dua KPI sudah membantu kandidat memahami ukuran kinerja. Contoh: tingkat retensi pelanggan 85 persen dalam 9 bulan, atau pengurangan biaya pengadaan 10 persen per kuartal. KPI memperjelas ekspektasi dan mengurangi miskomunikasi saat onboarding.

Terakhir, lengkapi informasi dasar yang sering diabaikan. Jelaskan lokasi atau opsi kerja hybrid, struktur tim, alat kerja utama, rentang kompensasi bila memungkinkan, serta peluang pengembangan karier. Informasi sederhana seperti ini meningkatkan kepercayaan kandidat dan mendorong pelamar yang relevan.

Contoh Struktur Job Description yang Teruji

Struktur yang rapi memudahkan pembaca memproses informasi. Berikut alur yang sering digunakan untuk berbagai level jabatan, dari staf hingga manajer:

Ringkasan Peran: Jelaskan tujuan jabatan dan kontribusi terhadap strategi bisnis. Contoh, peran ini bertanggung jawab meningkatkan akurasi forecasting penjualan untuk mendukung keputusan inventory nasional.

Tanggung Jawab Utama: Fokus pada hasil, bukan hanya aktivitas. Minimal lima butir yang menjawab apa yang harus dicapai, seberapa sering, dan dengan siapa berkolaborasi.

Kompetensi dan Kualifikasi: Pisahkan kemampuan wajib dan tambahan. Anda bisa menuliskan dengan format sederhana agar mudah dipindai:

• Wajib: pengalaman 3 tahun di kategori yang relevan, mahir analisis data, komunikasi lintas fungsi.
• Nilai tambah: pengalaman proyek regional, sertifikasi terkait, pemahaman otomasi proses.

Indikator Kinerja: Cantumkan target yang logis untuk 3 hingga 6 bulan pertama, misalnya implementasi dashboard kinerja mingguan atau penurunan waktu siklus proses sebesar 20 persen.

Detail Operasional: Sistem kerja, alat kerja, struktur pelaporan, serta budaya kolaborasi. Bagian ini membantu kandidat menilai kesesuaian gaya kerja dan nilai personal.

Contoh ringkas ini dapat disesuaikan sesuai fungsi, senioritas, dan industri. Kuncinya tetap sama, jelaskan ekspektasi dengan bahasa yang lugas dan berbasis hasil.

Kesalahan yang Sering Terjadi dan Cara Menghindarinya

Tiga hal ini sering menurunkan kualitas deskripsi pekerjaan. Pertama, daftar tugas terlalu panjang dan generik. Akibatnya kandidat tidak mendapat gambaran prioritas. Kedua, kualifikasi berlebihan yang tidak relevan dengan kinerja. Ini membuat Anda kehilangan kandidat potensial yang sebenarnya mampu berkembang. Ketiga, bahasa yang tidak inklusif atau terlalu teknis, sehingga pelamar ragu untuk mengajukan diri.

Solusinya adalah menyaring tuntutan menjadi hal yang esensial, menulis dengan bahasa yang ramah pembaca, serta melakukan review lintas fungsi sebelum publikasi. Untuk gambaran yang lebih luas, Anda bisa membaca panduan tentang kesalahan umum dalam rekrutmen yang merugikan agar proses penyusunan JD Anda tidak mengulang jebakan yang sama.

Publikasi, Optimasi, dan Review Berkala

Deskripsi pekerjaan yang baik tidak berhenti di dokumen. Optimalkan saat dipublikasikan di career page, job portal, dan kanal sosial. Gunakan judul yang mudah dicari, ringkasan yang kuat, serta kata kunci yang konsisten dengan istilah yang digunakan kandidat. Visual sederhana seperti diagram struktur tim atau contoh proyek juga membantu menarik minat.

Setelah tayang, ukur performanya. Perhatikan rasio tampilan ke lamaran, kualitas shortlist, dan kecepatan mengisi posisi. Data ini memberi sinyal bagian mana yang perlu diperbaiki. Lakukan review berkala setiap enam bulan, atau saat terjadi perubahan strategi bisnis, teknologi, atau struktur tim. Ketika JD diperbarui secara disiplin, kualitas perekrutan meningkat dan adaptasi karyawan baru menjadi lebih mulus.

Pada akhirnya, deskripsi pekerjaan adalah kompas. Ia menuntun kandidat yang tepat untuk melamar dan menuntun tim Anda agar memberi dukungan yang tepat saat karyawan bergabung. Jika kompasnya jelas, perjalanan tim menjadi lebih ringan dan tujuan bisnis lebih cepat tercapai.

Siap merapikan deskripsi jabatan Anda dan menarik talenta yang sesuai? Mulailah dengan satu peran prioritas, lakukan iterasi kecil, dan ukur hasilnya. Jika Anda membutuhkan pendampingan ahli untuk menyusun JD yang strategis dan konsisten lintas fungsi, tim kami di Pandhe.id siap membantu melalui layanan konsultasi. Jelajahi detailnya di Layanan Konsultasi HR, dan temukan cara terbaik untuk memperkuat fondasi rekrutmen Anda.