Bagi UMKM, manajemen Sumber Daya Manusia dapat menjadi tantangan tersendiri, khususnya bagi pelaku usaha one-man-show. Semuanya dikerjakan secara manual, mulai dari rekap absensi, cuti, lembur, hingga penghitungan gaji.
Padahal, perkembangan digital ini seharusnya membuat pelaku usaha mampu bekerja lebih efektif dan efisien. Salah satu solusinya adalah dengan memanfaatkan HRIS (Human Resource Information System).
Lebih Dalam Lagi Mengenai HRIS
HRIS (Human Resource Information System) merupakan sebuah sistem yang dirancang agar pengelolaan SDM dapat dilakukan secara digital. Tujuannya adalah untuk mengurangi human errors saat pencatatan manual.
Sistem digital ini memudahkan pelaku usaha untuk mengatur semuanya menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Segala perhitungan dan data-data terdokumentasi secara rapi dan dapat di akses kapan pun, di mana pun.
HRIS bukan sistem khusus untuk perusahaan besar dengan ratusan karyawan. Namun, pelaku usaha dengan jumlah karyawan 5-10 orang sekalipun dapat menggunakan HRIS untuk menghemat waktu pengerjaan berbagai tugas administrasi. Sehingga, manajemen bisa fokus ke hal yang bernilai tinggi seperti strategi akuisisi pelanggan, peningkatan pengalaman karyawan, dan konsistensi pelayanan di semua kanal
5 Tanda Bisnismu Butuh HRIS
Tanpa HRIS, momen akhir bulan selalu menjadi “momok” mengerikan bagi para pelaku bisnis. Data rekap absen menumpuk, hitungan lembur berulang kali direvisi, dan slip gaji baru terkirim larut malam.
Jika Anda sudah mengalami hal tersebut, itu artinya bisnismu mulai butuh HRIS. Beberapa tanda lainnya adalah sebagai berikut:
1. Rekap Absensi dan Lembur Sering Berantakan
Data datang dari berbagai grup chat WhatsApp dengan berbagai foto lokasi. Hasilnya, hitungan jam kerja tidak konsisten dan karyawan mempertanyakan keadilan perhitungan.
Dengan HRIS, absensi lebih akurat karena sudah menggunakan fitur GPS, sehingga perhitungan gaji / lembur menjadi lebih akurat.
2. Gaji Kerap Terlambat Karena Proses Hitung Manual
Ketika payroll bergantung pada formula excel yang mudah salah, keterlambatan pembayaran hampir tidak terelakkan. Dampaknya, keluhan internal meningkat, loyalitas dan produktivitas jadi ancaman.
Sistem manajemen gaji di HRIS memungkinkan otomatisasi kalkulasi, meminimalisir kesalahan, dan menjaga arus kas lebih terprediksi. Karyawan jadi lebih percaya dengan perusahaan, sehingga produktivitas dan loyalitas pun terjaga.
3. Persetujuan Cuti dan Izin Mengganggu Operasional Harian
Tanpa alur persetujuan digital, tim sulit memantau ketersediaan anggota. Berbagai project menjadi terhambat membuat produktivitas tim menurun.
Adanya HRIS, pengajuan cuti digital menjadi lebih transparan, sehingga project tetap akan berjalan lancar, pengaturan shift juga lebih teratur.
4. Pengiriman Slip Gaji dan Dokumentasi Personal Tidak Efisien
Mengirim slip gaji satu per satu atau mencetak dengan kertas akan menghabiskan banyak waktu dan tinggi resiko. Apabila tidak teliti, slip gaji rentan salah kirim. Data yang harusnya menjadi rahasia pun akhirnya menjadi tidak aman.
Dengan slip gaji elektronik, karyawan memiliki akses mandiri, transparansi meningkat, dan HR dapat fokus pada inisiatif strategis seperti employer branding dan retensi talenta.
5. Keputusan SDM Minim Data
Tanpa pelaporan dan analitik, sulit mengukur tren ketidakhadiran, produktivitas, atau korelasi beban kerja dengan hasil penjualan. HRIS menyediakan ringkasan metrik yang membantu menentukan kebutuhan rekrutmen, mengoptimalkan jadwal kerja, dan menyelaraskan target marketing dengan kapasitas tim.
Fitur HRIS yang Paling Cocok untuk UMKM
HRIS tidak harus mahal atau rumit. Banyak penyedia merancang paket entry-level untuk usaha kecil. Fitur dasar yang biasanya paling berdampak untuk UMKM meliputi:
- Absensi online: Penghitungan jam kerja, lembur, dan kehadiran berbasis lokasi.
- Manajemen gaji: Perhitungan otomatis, potongan, tunjangan, hingga integrasi perbankan.
- Pengajuan cuti / lembur digital: Alur persetujuan jelas, visibilitas jadwal tim, dan kebijakan tersimpan rapih.
- Slip gaji elektronik: Aman, cepat, dan mudah diakses karyawan.
- Pelaporan dan analitik: Dashboard sederhana untuk memantau tren kehadiran, biaya lembur, turnover, serta dampaknya ke target bisnis.
Bisnis Anda lagi butuh HRIS? Jangan biarkan masalah administrasi menghambat pertumbuhan usaha Anda. Book layanan konsultasi sekarang!
Mau dapatkan insight lain seputar manajemen SDM dan lainnya? Kunjungi Instagram Pandhe.id atau laman blog Pandhe.id dan nantikan update lainnya.
